8 сервисов для продуктивной удаленной работы

Как и весь мир, интернет-агентство 56PX перешло на удаленку. За месяц мы протестировали десятки программ для продуктивной работы из дома, коммуникации с коллегами, отслеживания эффективности — и создали список из 8-ми сервисов для продуктивной удаленной работы.

Чтобы отслеживать постановку и выполнение задач по проектам, движение клиентов по воронке продаж, эффективность работы сотрудников, бизнесу необходима CRM-система. Рекомендуем внедрять CRM, как только компания сформировала продукт и готовиться к запуску рекламы — причины и выгоды такого решения описали в этом материале.

Планировщики упрощают самоорганизацию сотрудников и работу проектных групп. Например, интернет-агентства используют GanttPRO для визуализации создания сайтов для клиентов.

Битрикс24 — CRM-система № 1 в русскоязычном пространстве. Это облачное решение включает:

• CRM-систему, которая хранит реквизиты и контакты по каждому клиенту, историю оплат, покупок, записи разговоров;
  
• канбан-доски с отображением состояния задач по проекту;
  
• бесплатную внутреннюю телефонию и видеоконференции до 12 человек;
  
• возможность интеграции с несколькими сотнями сторонних сервисов — телефонией, рекламными кабинетами, онлайн-чатами, сервисами доставки, оплаты, бухгалтерскими и складскими программами;
  
• автоматические отчеты и отслеживание эффективности сотрудников;
  
• диск для хранения файлов;
  
• инструменты сквозной аналитики.
  
  

Рекомендуем эту CRM-систему независимо от количества сотрудников. Для компаний до 5 человек доступен бесплатный тарифный план, для среднего и крупного бизнеса предлагается 5 платных тарифов от 790 р/месяц до 9590 р/месяц.

Мы — сертифицированный партнёр Битрикс24. Внедряем и настраиваем CRM, обучаем сотрудников, автоматизируем бизнес-процессы.

Trello — условно бесплатная онлайн система управления проектами по методу канбан.
Логика работы:

• на один проект выделяется одна канбан-доска;
  
• задачи по проекту группируются по категориям «На стадии разработки», «Делается», «Готово»;
  
• в карточки задач добавляются детальные описания, чек-листы, файлы до 10 МБ, дедлайны, комментарии, цветные метки.
  

Trello доступно в браузере и как приложение на Android и iOS.
Платные версии за 9,99 $/год и 20,83 $/год дают чуть больше возможностей:

• приоритет в поддержке;
  
• прикрепление файлов до 250 МБ;
  
• выбор уникальных фонов для досок;
  
• создание больше 10 досок внутри команды;
  
• формирование календаря или карты с карточек на доске.
  

GanttPRO — таск-менеджер для управления проектами и задачами, построенный на основании диаграмм Ганта.

С помощью встроенных шаблонов проект-менеджер:

• визуализирует проект — маркетинговую компанию, IT-разработку, строительство дороги;
  
• «нарезает» его на задачи и закрепляет ответственных;
  
• отслеживает прогресс проекта.
  

Внутри таск-менеджера реализован поиск, фильтры, уведомления и т. д.

Для 1 пользователя GanttPRO стоит 15 $/месяц при оплате за год, для команды 5+ пользователей — 8,9 $/год, для команд 15+ человек действуют индивидуальные тарифные планы.

Если мессенджеров вроде Telegram или WhatsApp для коммуникации с коллегами недостаточно, пора внедрять «продвинутые» инструменты. В них реализована пересылка файлов в любом формате, точный поиск по сообщениям, отправка сообщения конкретному пользователю.

Отдельно опишем софт для видеоконференций — это топовый инструмент для организации работы удаленных команд.

Slack — корпоративный мессенджер с продуманной структурой.

Он заменяет почту и другие мессенджеры:

• здесь реализованы общие и личные чаты — в Slack они называются каналами;
  
• уровни доступа пользователей;
  
• поиск по сообщениям;
  
• отслеживание упоминания ника;
  
• настраиваемая система оповещений;
  
• подключение сборщика почты;
  
• подключение ботов для отслеживания упоминаний компании в медиа или сбора отзывов о проекте.
  
  

Бесплатная версия позволяет искать по последним 10 тыс. сообщений и подключать 5 сторонних сервисов. Платная стоит от 6,67 $/год и дает неограниченный функционал, круглосуточную поддержку и шифрование данных корпоративного уровня.

Zoom прогремел на весь мир с началом карантина. Это сервис для для организации корпоративной видеосвязи, вебинаров, веб-конференций, онлайн-обучения. Бесплатные групповые видеоконференции длятся 40 минут, объединяют до 100 человек и могут быть записаны администратором. Количество конференций не ограничено.

Система работает через браузер или через приложение. Стоимость платных подписок, снимающих ограничения по длительности связи и количеству участников, варьируется от 14,99 $/месяц до 19,99 $/месяц.

GoToMeeting — сервис для больших видеоконференций, презентаций, мозговых штурмов.
В GoToMeeting:

• видеосвязь до 250 человек;
• демонстрация экрана, передача управление мышкой и клавиатурой;
• совместное использование приложения и работа с файлами;
• записи конференций.
  
  
  Для участников конференции участие бесплатное, а организатору по окончанию бесплатного пробного периода предлагают два тарифных плана: за 12 $/месяц или 16 $/месяц. В платной версии организована автоматическая транскрипция с поиском по сообщениям, облачная запись, инструменты рисования по экрану, умный помощник.

Skype — программа для звонков, видеоконференций до 50 человек, обмена текстовыми сообщениями и файлами, групповой трансляции экрана.

Общение внутри Skype бесплатное, но ограничено:

• длительность видеоконференций не превышает 100 часов в месяц и 10 часов в сутки;
  
• голосовая связь обрывается через 4 часа.
  

Чтобы сотрудники работали продуктивнее, а руководитель контролировал работу удаленных команд, сервисы мониторинга:

• считают время, проведенное сотрудником в приложениях и на сайтах;
  
• трекают движение мышки и активность клавиатуры;
  
• делают скриншоты или фото на веб-камеру.
  

Но переходить грани разумного не стоит — эти сервисы придуманы для повышения эффективности, а не для слежения за сотрудниками.

Yaware — онлайн-система, которая умеет:

• отслеживать опоздания, начало и завершение рабочего дня;
  
• анализировать продуктивность в зависимости от посещаемых сайтов и открытых программ;
  
• делать фото веб-камерой;
  
• автоматически строить графики и диаграммы учета рабочего времени;
  
• блокировать непродуктивные сайты и приложения
  

Стоит сервис от 300 р/месяц до 600 р/месяц за 1 сотрудника. Для теста доступна бесплатная 14-дневная триал-версия.

Timely совмещает функции календаря и трекера эффективности. Сначала сервис записывает, какие сайты и программы посещает сотрудник, сколько времени проводит в каждой — а потом составляет для него план выполнения задач с возможностью редактирования.

Система также подходит для управления проектами и командной работы — в интерфейсе продуманы инструменты визуализации выполнения задач, использования рабочего времени, синхронизируемого планирования.
Бесплатный пробный доступ длится 30 дней. Платный доступ варьируется от 5 $/месяц до 18 $/месяц за сотрудника.

Удаленка — не отпуск или затянувшийся больничный, но тревога о будущем снижает продуктивность. Используйте сервисы, описанный в этой статье, не сутультесь и отдыхайте, чтобы работать эффективно.